Integritetspolicy – Brf Talgoxen 1 & 3

Integritetspolicy och hantering av personuppgifter

Vi värnar om din personliga integritet och strävar efter att alltid skydda dina personuppgifter på bästa möjliga sätt. Denna integritetspolicy förklarar vilka personuppgifter föreningen behandlar, varför, med stöd av vilken laglig grund, vilka som får ta del av dem, hur länge de sparas och vilka rättigheter du har.

Policyn gäller medlemmar, boende, tidigare medlemmar, köpare och säljare vid överlåtelser, hyresgäster i föreningens lokaler samt andra som kontaktar föreningen.

1. Personuppgiftsansvarig

Det är Bostadsrättsförening Talgoxen 1 och 3, organisationsnummer 769608-1764, Släggbacken 3, 171 53 Solna, som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

För frågor om föreningens personuppgiftshantering, eller för att utöva dina rättigheter, kontakta styrelsen på brftalgoxen.solna@gmail.com eller per post till adressen ovan, märkt "Personuppgifter".

Föreningen har inget dataskyddsombud, eftersom det inte krävs för föreningens verksamhet.

2. Webbplatsen

Föreningens webbplats tillhandahålls av Bostadsrätterna som en förmånstjänst. Bostadsrätterna står för drift och lagring av webbplatsen.

• Besök på webbplatsen: Vi använder inga spårningscookies, analysverktyg som Google Analytics eller marknadsföringspixlar. Strikt nödvändiga tekniska cookies, till exempel för inloggning, kan förekomma. Webbplatsens server kan registrera tekniska uppgifter som IP-adress i loggar för drift och säkerhet.
• Översättning: Webbplatsen erbjuder automatisk översättning via Google Translate, vilket innebär att tekniska uppgifter som din IP-adress kan skickas till Google.
• Kontaktformuläret: När du skickar ett meddelande via kontaktformuläret behandlar vi ditt namn, din e-postadress och innehållet i meddelandet för att kunna besvara dig. Laglig grund är intresseavvägning, vårt berättigade intresse av att kunna hantera frågor från medlemmar och andra. Skriv inte känsliga uppgifter, till exempel om hälsa, i formuläret.
• Inloggning: Den inloggade delen av webbplatsen nås med en gemensam inloggning för föreningens medlemmar och behandlar inga personuppgifter om dig utöver tekniska loggar.

3. Medlemskap, överlåtelser och pantsättning

Det här är föreningens mest grundläggande behandling av personuppgifter. Föreningen är enligt bostadsrättslagen skyldig att föra en medlemsförteckning och en lägenhetsförteckning.

• Vilka uppgifter behandlas: Namn, personnummer, postadress, lägenhetsnummer, andelstal vid delat innehav, datum för inträde och utträde, uppgifter om överlåtelser samt uppgifter om pantsättning av bostadsrätten och vem som är panthavare. Vid ansökan om medlemskap kan även uppgifter om ekonomi behandlas, till exempel en kreditupplysning.
• Ändamål: Att föra de förteckningar som lagen kräver, pröva ansökningar om medlemskap, hantera överlåtelser och notera pantsättningar.
• Laglig grund: Rättslig förpliktelse för medlems- och lägenhetsförteckningen enligt bostadsrättslagen. Avtal för administrationen av medlemskapet och upplåtelsen. Intresseavvägning för medlemsprövning.
• Personnummer: Föreningen behandlar personnummer endast när det är klart motiverat, till exempel för att säkert identifiera medlemmar vid överlåtelser och pantsättningar. Personnummer skickas inte med vanlig e-post.
• Var uppgifterna finns: Förteckningarna förs med hjälp av föreningens ekonomiska förvaltare, se avsnitt 4.
• Om du inte lämnar uppgifterna: Uppgifterna är nödvändiga för att du ska kunna bli medlem och för att föreningen ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt lag.

4. Ekonomisk förvaltning och avgifter

Föreningens ekonomiska förvaltning sköts av Delagott, som behandlar uppgifterna för föreningens räkning.

• Vilka uppgifter behandlas: Namn, personnummer, adress, lägenhetsnummer, avgifter och betalningar, eventuella betalningspåminnelser och skulder till föreningen samt uppgifter som behövs för mäklarbild vid försäljning.
• Ändamål: Att avisera och bokföra månadsavgifter och andra avgifter, hantera betalningar och påminnelser, föra medlems- och lägenhetsförteckningen och lämna mäklarbild vid överlåtelse.
• Laglig grund: Avtal för avgiftsaviseringen och rättslig förpliktelse enligt bostadsrättslagen och bokföringslagen.
• Obetalda avgifter: Vid utebliven betalning kan uppgifter lämnas till inkassoföretag och Kronofogden.

5. Styrelsens e-post och dokument

Styrelsen använder för närvarande Gmail och Google Drive för e-post och lagring av föreningens dokument, till exempel protokoll, avtal och ärenden. Föreningen håller på att flytta till Google Workspace med personliga konton för styrelsens ledamöter.

• Vilka uppgifter behandlas: Namn, kontaktuppgifter och innehållet i det du skriver till föreningen, samt personuppgifter i styrelsens dokument.
• Ändamål: Att kommunicera med medlemmar, boende och leverantörer och att dokumentera styrelsens arbete.
• Laglig grund: Intresseavvägning för kommunikation och rättslig förpliktelse för protokoll och dokumentation som föreningen är skyldig att spara.
• AI-verktyg: Personnummer och uppgifter om hälsa förs aldrig in i AI-verktyg.

6. Boendeappen BoAppa

För internkommunikation, information och bokningar använder vi plattformen BoAppa.

• Vilka uppgifter behandlas: Namn, telefonnummer, e-postadress och lägenhetsnummer eller adress, samt dina bokningar och det du skriver i appen.
• Ändamål: Att möjliggöra kommunikation mellan styrelsen och boende, dela viktig information och administrera gemensamma bokningar.
• Laglig grund: Intresseavvägning, vårt berättigade intresse av att kunna förmedla driftsinformation och erbjuda en modern kommunikationskanal, samt avtal för administrationen av boendet.
• Drift och lagring: Systemet är en molntjänst. Föreningen har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören.
• Gallring: Ditt konto i appen avslutas när du flyttar från föreningen.

7. Porttelefon och passagesystem (Axema)

För att hantera tillträde till fastigheten och möjliggöra för besökare att ringa upp boende använder vi ett passagesystem från Axema.

• Vilka uppgifter behandlas: Namn, telefonnummer, e-postadress, lägenhetsnummer och vilka taggar eller koder som är kopplade till dig. Systemet kan även registrera passageloggar, det vill säga vilken tagg som använts vid vilken dörr och vid vilken tidpunkt.
• Ändamål: Att tillhandahålla en fungerande porttelefon, ge behörighet till rätt dörrar och utrymmen samt upprätthålla säkerheten i fastigheten. Passageloggar används endast för att utreda inbrott, skadegörelse eller förlorade taggar.
• Laglig grund: Intresseavvägning, vårt och de boendes berättigade intresse av ett säkert och fungerande skalskydd.
• Drift och lagring: Systemet driftas i föreningens egen regi på en egen server i föreningens låsta datarum.
• Åtkomst till loggar: Passageloggar granskas endast vid en konkret händelse och kan lämnas till polisen vid brottsutredning.
• Synlighet i display: Det är frivilligt att ha sitt namn synligt i porttelefonens display. Kontakta oss om du vill att namnet ska döljas eller ersättas med ett lägenhetsnummer.
• Gallring: Behörigheter och kontaktuppgifter tas bort när du flyttar.

8. Ärenden och ansökningar

När du kontaktar föreningen i ett ärende behandlar vi de uppgifter som behövs för att hantera det.

Ärenden om störningar och andrahandsuthyrning kan innehålla uppgifter av personlig karaktär, till exempel om hälsa eller familjeförhållanden. Sådana uppgifter behandlas endast när det är nödvändigt för ärendet och delas inte utanför styrelsen utom när lagen kräver det.

Ansökningar som lämnas på papper i styrelsens brevlåda förvaras inlåsta.

9. Vilka som får ta del av uppgifterna

Föreningen säljer aldrig personuppgifter. Uppgifter lämnas endast till de mottagare som behövs för ändamålen ovan.

Leverantörer som behandlar uppgifter i föreningens verksamhet:

Andra mottagare, som är självständigt ansvariga för sin behandling:

• banker och andra kreditgivare vid pantsättning
• fastighetsmäklare vid överlåtelse
• försäkringsbolag vid skador
• hantverkare och entreprenörer som behöver kontakt med boende
• föreningens revisorer
• myndigheter som Skatteverket, Kronofogden och polisen när lagen kräver det

10. Överföring utanför EU/EES

Vissa leverantörer, till exempel Google, kan behandla uppgifter utanför EU/EES. Sådan överföring sker med stöd av EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå, till exempel ramverket för dataskydd mellan EU och USA, eller med EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

11. Hur länge uppgifterna sparas

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för ändamålet eller vad lagen kräver.

12. Så skyddar vi uppgifterna

• Åtkomst till personuppgifter begränsas till dem som behöver uppgifterna för sitt uppdrag.
• Personnummer och andra känsliga uppgifter skickas inte med vanlig e-post.
• Pappershandlingar förvaras inlåsta.
• Föreningen ser löpande över sitt skydd, bland annat genom införandet av personliga konton för styrelsens ledamöter.

13. Dina rättigheter

Du har rätt att kontrollera hur dina uppgifter hanteras. Du kan när som helst kontakta oss för att:

1. Begära ett registerutdrag, det vill säga information om vilka uppgifter vi har om dig och hur de används.
2. Begära rättelse om en uppgift är felaktig eller ofullständig.
3. Begära radering av dina uppgifter. Observera att föreningen inte kan radera uppgifter som lagen kräver att vi sparar, till exempel i medlemsförteckningen eller bokföringen.
4. Begära begränsning av behandlingen, till exempel medan en begäran om rättelse utreds.
5. Invända mot behandling som grundar sig på intresseavvägning.
6. Begära dataportabilitet, att få ut uppgifter du själv lämnat i ett maskinläsbart format, när behandlingen grundar sig på avtal.

Vi besvarar din begäran utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. Vi kan behöva bekräfta din identitet innan vi lämnar ut uppgifter.

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddsförordningen har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

Föreningen fattar inga beslut som enbart grundar sig på automatiserad behandling.

14. Ändringar i policyn

Vi uppdaterar policyn när föreningens behandling av personuppgifter ändras. Den senaste versionen finns alltid på föreningens webbplats.